5 bài học từ Lark giúp đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Không chỉ ở công ty lớn, mà ngay trong các doanh nghiệp nhỏ, nhân viên mới thường gặp một số vấn đề khi onboard, bao gồm biết ít thông tin về công ty và chức năng của nhóm, chưa quen môi trường, gặp khó khăn khi bắt đầu công việc. Các phương pháp sau đây có thể tích hợp thông tin và giúp đỡ các thành viên mới một cách hiệu quả để họ có một quá trình chuyển giao công việc thật thuận lợi.
Tạo hướng dẫn giới thiệu với Lark Docs
Tích hợp thông tin
Khi các thành viên mới tham gia vào đội, họ cần biết nhiều khía cạnh khác nhau của công việc. Nếu thông tin công việc quá phân tán, khó để tìm kiếm một cách có hệ thống, người quản lý cần chuẩn bị một bản giới thiệu. Bạn có thể tạo một bản hướng dẫn đó bằng Tài liệu. Các thành viên mới không chỉ có thể biết tất cả các danh mục việc thông qua hướng dẫn mà còn có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin hữu ích khi họ cần. Hướng dẫn nên bao gồm ba nội dung:
Thông tin công ty
Phần này cần giới thiệu tầm nhìn, giá trị, hệ thống, quy chuẩn, nguồn lực... của công ty, giúp các thành viên mới biết được tình hình chung của công ty và hiểu biết sơ bộ về văn hóa công ty.
Thông tin về team
Trong một công ty, mỗi team có những mục tiêu và nhiệm vụ khác nhau. Các thành viên mới cần hiểu đầy đủ về tình hình của team, bao gồm OKR, các ưu tiên, kế hoạch... Sau khi đọc các tài liệu cơ bản, bạn có thể giao một số nhiệm vụ cụ thể để giúp các thành viên mới làm quen với quy trình làm việc và các công cụ, chẳng hạn như như tạo lịch họp cho nhóm, đồng chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp... Các thành viên mới có thể học bằng cách thực hiện các nhiệm vụ theo từng bước.
Ngoài văn bản, bạn cũng có thể chèn thêm nội dung vào hướng dẫn giới thiệu, bao gồm hình ảnh, video, biểu đồ, trang web... để giúp các thành viên mới đọc và hiểu rõ hơn.
Chia sẻ Wiki
Tự truy cập toàn diện vào kiến thức của nhóm của bạn
Phân loại và lưu các Tài liệu quan trọng và được sử dụng thường xuyên trong Wiki để xây dựng Wiki team, nơi bạn có thể giới thiệu chi tiết cơ cấu kinh doanh và nhân sự của nhóm, đồng thời nâng cao kiến thức và thông tin liên lạc giữa các bộ phận. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và tạo không gian làm việc cùng nhau, do đó, các thành viên mới có thể tìm hiểu và tự truy cập thông tin. Các thành viên mới cũng có thể tiếp tục truy cập thông tin liên quan sau khi họ đã bắt đầu làm việc chính thức, điều này có thể nâng cao hiệu quả làm việc nhóm rất nhiều.
Chỉnh sửa cộng tác
Gửi liên kết trang tới trưởng nhóm hoặc người phụ trách của bạn và cấp cho họ quyền chỉnh sửa để các nhóm của bạn có thể chỉnh sửa không gian làm việc cùng nhau. Bạn cũng có thể đặt thời hạn trên trang Tài liệu để thúc đẩy năng suất và hiệu quả.
Tương tác thời gian thực
Khi các thành viên bình luận về nội dung, người chỉnh sửa nội dung sẽ được thông báo và có thể phản hồi ngay lập tức, tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện và tương tác diễn ra dễ dàng.
Theo dõi cập nhật Tài liệu
Sau khi Tài liệu bạn theo dõi được cập nhật, bạn sẽ nhận được thông báo để có thể xem những sự thay đổi mới.
Đọc thông báo nhóm
Tập trung vào các dự án cụ thể
Các thành viên mới sẽ được thêm vào các cuộc trò chuyện nhóm liên quan đến trách nhiệm công việc của họ. Bạn có thể tạo một hướng dẫn công việc cụ thể trong các thông báo của nhóm, đồng thời nhắc nhở các thành viên mới đọc kỹ để có thể nhanh chóng tiếp thu những thông tin chính. Bạn có thể tham khảo các danh mục sau để viết thông báo nhóm:
- Bối cảnh: ví dụ: chiến lược nhóm, bản thiết kế, OKR
- Lập kế hoạch và tiến độ dự án: ví dụ: kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, dữ liệu, biểu đồ
- Quy trình làm việc và thông số kỹ thuật: ví dụ: mô tả quy trình cộng tác, thông số kỹ thuật viết
- Tài liệu tham khảo quan trọng: ví dụ: các bài báo đã xuất bản, biên bản hội nghị và cuộc họp
- Tài nguyên và công cụ: ví dụ: tài nguyên nội bộ, nền tảng công cụ phổ biếnBằng cách đọc nhóm thông báo, các thành viên mới có thể hiểu đầy đủ các yêu cầu của các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể và chuẩn bị công việc tương ứng của họ.
Xem các mục được ghim
Ưu tiên thông tin chính
Ngoài thông báo nhóm, các mục được ghim trong cuộc trò chuyện nhóm cũng rất quan trọng. Các tin nhắn được ghim sẽ được tăng liên tục và cập nhật thông tin liên lạc hàng ngày. Bạn có thể nhắc nhở các thành viên mới ưu tiên các mục đã ghim để có thể nhanh chóng về đích và theo kịp các thành viên còn lại trong nhóm. Các thành viên mới có thể xem các mục đã ghim trong một cuộc trò chuyện nhóm hoặc trong tất cả các cuộc trò chuyện nhóm.
Duyệt qua lịch sử trò chuyện nhóm
Làm quen với các mẫu và ngữ cảnh giao tiếp
Sau khi đọc các tài liệu quan trọng ở trên, các thành viên mới có thể duyệt qua lịch sử trò chuyện nhóm liên quan đến trách nhiệm công việc của họ. Bằng cách này, các thành viên mới không chỉ có thể xem lại các tin nhắn gần đây mà còn có thể hiểu sơ bộ về các kiểu và thói quen giao tiếp của nhóm.
-----------------------------------
Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark:
- Lark - Cộng đồng tối ưu quản trị cho SMEs
- Vietnam Digital Workplace Hub - Cùng làm việc tốt hơn
- Mạng lưới chuyên gia Digital Workplace Việt Nam
