5 bí quyết giúp bạn quản lý công việc hiệu quả
Bạn phải thức khuya, dậy sớm để giải quyết công việc nhưng vẫn luôn trong tình trạng bị quá tải. Mỗi chúng ta đều có 24h/ngày như nhau nhưng tại sao có người lại vừa có thể hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian dành cho gia đình và bản thân? Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời và bật mí 5 bí quyết giúp bạn quản lý công việc hiệu quả.
Đã bao giờ bạn bắt đầu tuần mới với cảm giác choáng ngợp bởi khối lượng công việc cần làm chưa? Nếu câu trả lời là "Có" thì cũng đừng quá lo lắng vì bạn không hề cô đơn. Đối với nhiều người, làm việc tại nhà đồng nghĩa với khối lượng công việc nhiều hơn và phải tăng thời gian làm việc. Việc hàng ngày phải giải quyết số lượng công việc quá nhiều so với năng lực và thời gian của bản thân sẽ khiến nhân viên dễ rơi vào trạng thái căng thẳng và mệt mỏi. Vậy làm thế nào để giảm bớt lo âu, áp lực thường ngày mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc? Với tư cách là đội ngũ đứng sau Lark, chúng tôi sẽ chia sẻ những bí kíp hữu ích giúp bạn quả lý và giải quyết công việc một cách khoa học và hiệu quả sau:
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Không phải lúc nào "bận rộn" cũng đồng nghĩa với công việc được giải quyết hiệu quả. Ngay cả khi bạn cố gắng làm việc hết công suất để hoàn tất các đầu việc của mình thì lại chẳng có đủ thời gian. Tất cả chúng ta đều có cùng một quỹ thời gian như nhau (24h/ngày) nhưng tại sao có người vẫn luôn cảm thấy không đủ? Câu trả lời là vì chúng ta chưa hiểu được tầm quan trọng của việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và làm thế nào để tổ chức công việc phù hợp. Khi đã hiểu được tầm quan trọng của điều này, bạn hoàn toàn có thể giải quyết những đầu công việc quan trọng trước và hoàn thành những việc ít quan trọng hơn sau trong khi vẫn làm chủ quỹ thời gian trong ngày của mình. Với Lark, bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chỉ với một cú nhấp chuột phải và ô "nhắc tôi sau". Thao tác này cho phép bạn cài đặt lời nhắc công việc với thời gian mong muốn. Lark là một giải pháp tuyệt vời giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào mà bạn đã được giao.
2. Quản lý thời gian của bạn
Nếu không chủ động quản lý thời gian và các cuộc họp hàng ngày của mình, bạn hoàn toàn có thể quên hoặc bị trễ các cuộc họp quan trọng. Đặc biệt, nếu bạn làm việc cho một tổ chức đa quốc gia với nhiều cuộc họp ở các múi giờ khác nhau thì điều đó thường khó tránh khỏi nếu bạn không có kế hoạch sắp xếp hợp lý. Điều này khiến bạn gặp khó khăn trong việc quản lý khối lượng công việc cũng như thời gian hoàn thành chúng.Một giải pháp tuyệt vời để khắc phục tình trạng này đó chính lên lịch họp mỗi ngày để đảm bảo bạn đã lên lịch vào thời gian phù hợp. Đây tưởng chừng là công việc bình thường nhưng có thể giúp bạn cảm thấy không còn lo lắng bị quên hay trùng lịch với các cuộc họp khác.
3. Tạo và giao nhiệm vụ
Đôi khi, khối lượng công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như: đồng nghiệp xin nghỉ đột xuất; đồng nghiệp quên, chưa hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao,... Thậm chí, bạn có thể không hoàn thành công việc đúng thời hạn do người đảm nhiệm phần việc trước đó chậm tiến độ. Điều này khiến bạn mệt mỏi vì phải chờ đợi và làm giảm thời gian hoàn thành công việc vốn đã tính toán ban đầu. Cần có giải pháp để giải quyết vấn đề này và Lark là một sự lựa chọn tuyệt vời với nhiều chức năng giúp bạn không còn phải đau đầu suy nghĩ. Bạn chỉ cần tạo nhiệm vụ trong Lark, mô tả công việc là gì và giao công việc ấy cho thành viên trong nhóm với thời gian mà bạn mong muốn. Bạn hoàn toàn có thể theo dõi tiến độ công việc khi có thông báo nhiệm vụ hoàn thành từ người được giao việc. Ngoài việc quản lý khối lượng công việc của nhiều người cùng lúc thì bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ cho chính mình để quản lý khối lượng công việc tốt hơn với Lark.
4. Sắp xếp và tổ chức tin nhắn của bạn
Với Lark Messenger, bạn có thể sắp xếp các tin nhắn theo thứ tự quan trọng và dễ dàng tìm thấy các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Mặt khác, bạn cũng có thể tùy chọn chỉ xem các tin nhắn chưa đọc ngoài việc tùy chỉnh bộ lọc của riêng bạn dựa trên nhu cầu cá nhân trước đó. Ví dụ: bạn có thể đặt các bộ lọc như: riêng tư, tài liệu, bot theo lĩnh vực hoặc chủ đề sau đó sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp để bạn có thể thấy ngay ở đầu nguồn cấp dữ liệu Lark Messenger của mình. Với chức năng này, chúng tôi hy vọng sẽ giảm thiểu khả năng thất lạc tin nhắn quan trọng trong nguồn cấp dữ liệu Lark Messenger cũng như giảm bớt sự xao nhãng và tập trung vào công việc của bạn.
5. Chế độ không làm phiền
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó chính là chế độ "không làm phiền" của Lark. Khi cần tập trung vào một việc gì đó và không muốn bị làm phiền bởi các tin nhắn khác, bạn có thể sử dụng tính năng này của Lark và cài đặt thời gian mà bạn mong muốn. Ở chế độ "không làm phiền", bạn sẽ không nhận được thông báo tin nhắn ngoại trừ cảnh báo Buzz và cuộc gọi âm thanh/video. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng chuông trên hồ sơ Lark của mình, chế độ "không làm phiền" sẽ được kích hoạt. Sau khi bật, tất cả các thông báo Lark của bạn sẽ bị tắt tiếng, đồng nghiệp của bạn cũng có thể thấy rằng bạn đã chọn "không làm phiền" và sẽ không liên hệ với bạn trong thời gian này. Đây là một giải pháp tuyệt vời để bạn tập trung vào công việc của mình mà không bị gián đoạn bởi bất kỳ thông báo nào.
Như vậy, chỉ bằng cách áp dụng một số tính năng dễ sử dụng trong Lark và xây dựng thói quen quản lý khối lượng công việc hàng ngày của mình, bạn đã có một phương pháp làm việc vô cùng hiệu quả. Trước đây, khi dịch bệnh xảy ra, con người đã hiểu được tầm quan trọng của sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Vì vậy, khi cuộc sống đã trở lại trạng thái bình thường, nhiều quốc gia cho phép nhân viên quay trở lại làm việc tại văn phòng thì mô hình làm việc kết hợp đã được áp dụng và để cân bằng giữa cuộc sống và công việc, hãy bắt đầu quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Đọc thêm bài viết gốc tại đây.
-----------------------------------
Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark: