AIV Group đã hỗ trợ VTVlive ứng dụng Larksuite thành công như thế nào?

Với sự hỗ trợ của AIV Group, VTVlive đã cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc bằng cách sử dụng Lark cho các hoạt động giao tiếp và quản lý công việc. Lark đã giúp VTVlive tập trung giao tiếp tại 1 công cụ duy nhất, đơn giản hoá luồng giao việc và giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định bằng cách theo dõi các biểu đồ thống kê.

Thông tin công ty

Công ty Cổ phần Truyền hình Tương tác Việt Nam - VTVlive ra đời vào tháng 7 năm 2012, trực thuộc Tổng Công ty Truyền hình Cab Việt Nam - VTVcab.

VTVlive hoạt động trong đa lĩnh vực bao gồm:

• Phát triển công nghệ truyền hình tương tác

• Phát hành game, thể thao điện tử

• Truyền thông, quảng cáo

• Giáo dục trực tuyến

• Thanh toán điện tử

• Giải pháp hạ tầng số

Điều gì khiến VTVlive triển khai Lark?

Trước khi triển khai Lark, VTVlive sử dụng Base.vn cho giao việc nội bộ và nhiều công cụ khác cho giao tiếp hàng ngày trong công việc. Việc sử dụng quá nhiều công cụ này dẫn đến việc các nhiệm vụ quan trọng bị bỏ sót.

• Bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng: Việc sử dụng nhiều công cụ chat như Zalo, Messenger, Viber, Telegram với rất nhiều nhóm chat khiến nhân viên bị ngợp trong rất nhiều tin nhắn, dẫn đến bỏ lỡ thông tin quan trọng.
• Tách biệt luồng giao việc và chat: Thông báo công việc mới được gửi qua email khiến hòm mail bị spam và dễ bỏ lỡ các đầu việc mới. Nhân viên khó khăn khi trao đổi về công việc ngay trong công cụ giao việc, mà phải sử dụng một công cụ chat khác.
• Thiếu một số công cụ cần thiết: Trước khi triển khai Lark, VTVlive chưa áp dụng công cụ chấm công trong doanh nghiệp và các công cụ quản lý tri thức doanh nghiệp do cần mua thêm công cụ và khó tích hợp sâu với các công cụ hiện có.

Lark đã giúp gì cho VTVlive?

Để giải quyết các khó khăn trên, đội ngũ lãnh đạo đã quyết định thay Base.vn và các công cụ chat (Zalo, Viber, Telegram) bằng Larksuite.

Messenger

Tất cả các vấn đề về thông tin chat của VTVlive đều đưa về một nền tảng. Ngày trước chat trên đủ các kênh và phải thêm bạn bè trên Zalo, Messenger, Viber hay Telegram mới nhắn tin với nhau được.

• Giờ thì có thể dễ dàng chat với nhau một cách riêng tư cũng như có thể tạo group chat. VTVlive có thể tạo group chat cho phòng ban gồm hơn 60 nhân sự, cũng có thể dễ dàng tạo group chat 2-3 người cho các dự án nhỏ riêng biệt.
• Giải quyết được tình trạng thông tin được đưa tới đúng người không gây sao nhãng cho người khác.
• Bên cạnh đó có thể ghim thông tin, cũng như những file tài liệu quan trọng trong từng group chat để mọi người có thể truy cập một cách nhanh chóng. Nhân viên mới chỉ cần nhìn các tab này là có đầy đủ tài liệu để nhanh chóng làm việc và thích nghi với công việc.
• Có thể thêm các dán nhãn (stickers) của VTVlive để thể hiện văn hoá doanh nghiệp và thể hiện tinh thần của VTVlive: "Đoàn kết, chia sẻ, hỗ trợ & trở thành điểm tựa cho nhau là văn hóa tinh thần cốt lõi của VTVlive."

Quản lý dự án và công việc với Lark Base

• VTVlive đã ứng dụng sâu các tính năng của Lark Base để làm hệ thống quản lý công việc cho tất cả các phòng ban, bộ phận.
• Các tính năng nâng cao như Tự động hoá (Automation) đã được VTVlive sử dụng để thông báo công việc mới cho nhân viên, mỗi lần nhân viên hoàn thành công việc thì sẽ có thông báo tự động đến cho quản lý, cũng như tạo các task có tính lặp lại hàng ngày.
• Là một công ty lớn với nhiều nhân sự, tính bảo mật thông tin với VTVlive rất quan trọng. Tính năng phân quyền nâng cao (Advanced Permissions) linh động giúp VTVlive dễ dàng phân quyền cho từng nhân sự.

Approval và Attendance (Phê duyệt và Chấm công)

• VTVlive thiết kế các Phê duyệt (Approval) tương tự với các phê duyệt trên Base.vn. Ngoài ra VTVlive đang triển khai tích hợp chữ ký số vào Approval (Phê duyệt), đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể áp dụng Lark cho tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
• Trước khi áp dụng Lark, VTVlive đã xem xét nhiều ứng dụng chấm công khác nhưng gặp khó khăn về tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp. Với Lark Attendance, VTVlive đã có thể thiết lập chấm công cho 3 văn phòng ở Hà Nội và Hồ Chí Minh dựa trên Wifi.

Ngoài ra, VTVlive còn ứng dụng nhiều tính năng khác của Lark như Announcement (Thông báo), Lark Meeting (Họp trực tuyến), Lark Anycross, Lingo, ...

Kinh nghiệm của AIV Group khi triển khai cho các doanh nghiệp vừa và lớn

Triển khai Lark - Bắt đầu từ Mindset

Trước hết, tổ chức cần tìm hiểu rõ về các yếu tố cơ bản:

• Tại sao chuyển đổi số là cần thiết?
• Làm thế nào để thực hiện chuyển đổi này?
• Công cụ nào sẽ được sử dụng?

Bằng cách trả lời những câu hỏi 5W1H này, mục tiêu và động lực của việc chuyển đổi sẽ trở nên rõ ràng và mạnh mẽ hơn. Khi ấy, động lực áp dụng Lark mới thực sự rõ ràng và mạnh mẽ.

AIV Group thưởng trao đổi với các chủ doanh nghiệp rằng "Đừng chờ đợi sự hoàn hảo để làm điều gì đó cứ làm đi rồi mọi thứ sẽ trở lên hoàn hảo".

Sẽ rất khó để setup Lark hoàn hảo và thiết lập tất cả các module của Lark rồi mới kéo nhân sự vào sử dụng. Thay vì triển khai toàn bộ, hãy có roadmap triển khai từng giai đoạn. Trong từng giai đoạn đó cần có nhân sự sử dụng thực tế để có thể cải tiến cho phù hợp.

Sử dụng Lark Messenger đầu tiên

• Chuyển chat nội bộ lên Lark trước, sẽ không dùng Zalo, Messenger, Telegram, Viber để trao đổi công việc nữa.
• Nguyên lý của Lark là: “the All-in-One Digital Collaboration Hub”, trong đó ứng dụng Nhắn tin có thể coi là trái tim, mọi hoạt động của Lark như Tasks, Approval, Docs… đều có thể tương tác và xem trong tin nhắn.
• Khi chuyển được chat nội bộ lên trên Larksuite có nghĩa là bạn đã thành công được 80% rồi.

Hỗ trợ doanh nghiệp lớn triển khai Lark là một hành trình dài nhưng đáng giá

Lark là công cụ mạnh, all-in-one và rất mở cho doanh nghiệp tuỳ chỉnh theo nhu cầu. Tuy nhiên, với doanh nghiệp lớn và có nhiều phòng ban, nhu cầu của mỗi phòng ban khác nhau và thậm chí cách hoạt động của họ khác nhau.

Điều này yêu cầu đơn vị tư vấn phải có khả năng tùy chỉnh các công cụ của Lark để đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Quá trình này là nhiều lần thử và điều chỉnh để đáp ứng được tối đa các nhu cầu của từng phòng ban mà vẫn đảm bảo các tiêu chí chung để thống kê và diễn hoạ dữ liệu cho cấp quản lý.

Làm việc tốt hơn với Lark và AIV Group

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyển đổi số cùng Larksuite

• 0931 458 189
• info@aivgroup.vn