Bí quyết xây dựng "hybrid workplace"

Cụm từ "Hybrid workplace" được mọi người biết đến nhiều hơn sau đại dịch. Rất nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với việc lựa chọn làm việc tại văn phòng hay chuyển sang làm việc từ xa. Những lo lắng băn khoăn của các nhà quản lý thường là: "Làm thế nào để đảm bảo nhân viên làm việc tại văn phòng được an toàn?" và "Làm cách nào để đảm bảo rằng nhân viên làm việc từ xa hiệu quả?"Đã đến lúc các doanh nghiệp cần chọn cho mình một môi trường làm việc linh hoạt hơn, thay vì đóng khung trong phong cách cũ. Các nhà quản lý có thể tìm thấy một vài điều hữu ích giúp xây dựng một "Hybrid workplace" cho riêng mình.

Trao quyền cho nhân viên

Khi các công ty bắt đầu chuyển dần sang hình thức làm việc từ xa, việc khó khăn nhất là vấn đề quản lý nhân sự vì lúc này việc giao tiếp giữa nhân viên với nhau chỉ thông qua màn hình điện thoại hay máy tính. Mặc dù các nhà quản lý chưa thể tìm ra phương pháp tối ưu nhất, nhưng họ vẫn rất nỗ lực để biến không gian làm việc tưởng chừng như ảo trở nên chân thực nhất.

Có một vài cách thú vị như sau:

Thu hút nhân viên thông qua các hoạt động teambuilding online
Tạo ra hệ thống hay quy tắc thưởng / phạt nhân viên
Tăng cường các cuộc gọi video để phá vỡ các rào cản khoảng cách địa lý
Trang bị cho nhân viên công nghệ tốt nhất (ví dụ như Lark) để tối ưu công việc

Công nghệ

Kỷ nguyên công nghệ đã được thiết lập kể từ giai đoạn "bình thường mới" sau đại dịch Covid-19.

Theo Khảo sát CIO của Harvey Nash/KPMG năm 2020, các doanh nghiệp đã chi thêm một khoản tương đương khoảng 15 tỷ đô la Mỹ mỗi tuần cho công nghệ để hỗ trợ làm việc tại nhà an toàn và bảo mật trong đại dịch COVID-19.

Cũng theo báo cáo của KPMG, con số này thể hiện một trong những đợt đầu tư công nghệ lớn nhất trong lịch sử khi các nhà lãnh đạo CNTT trên thế giới chi tiêu nhiều hơn mức tăng ngân sách hàng năm của họ chỉ trong vòng ba tháng.

Trong một cuộc khảo sát gần đây do Lark và Milieu Insights thực hiện, cứ 5 người được hỏi thì chỉ có 1 người rất hài lòng với cách vận hành và quản lý không gian làm việc từ xa.

Đã đến lúc áp dụng nền tảng số

Việc sử dụng các nền tảng này là rất quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức, đặc biệt là khi vận hành một "hybrid workplace". Các nền tảng này giúp tăng hiệu quả giao tiếp và giúp tạo môi trường văn phòng ảo, cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác theo cách chưa từng thấy trước đây, thậm chí có thể tốt hơn so với gặp trực tiếp.

Các nền tảng cộng tác như Lark có vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất tại nơi làm việc từ xa và kết hợp bằng cách cung cấp cho bạn các công cụ phù hợp để giao tiếp hiệu quả.

Điểm mấu chốt là, nếu bạn muốn kinh doanh trong nền kinh tế số hiện đại, bạn cần bắt đầu đầu tư vào các nền tảng số.

Chọn nền tảng cộng tác phù hợp là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khoản đầu tư như vậy đòi hỏi thời gian, sự kiên nhẫn và mức độ tin tưởng vào nền tảng mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Làm thế nào để các nền tảng này hỗ trợ thiết lập/môi trường làm việc kết hợp?

Những nền tảng này được kỳ vọng sẽ cung cấp cho người dùng các công cụ để làm việc hiệu quả. Đối với nhiều nền tảng dẫn đầu thị trường hiện nay, ví dụ như Lark, bao gồm một vài ứng dụng cơ bản như sau:

Video conference
Drive lưu trữ đám mây
Lịch được chia sẻ để lập kế hoạch hiệu quả
Nhắn tin trò chuyện cho các nhóm khác nhau
Email doanh nghiệp
Không gian lưu trữ lớn
Chỉnh sửa thời gian thực trên các tài liệu công việc

Chúng ta sẽ đi sâu vào từng tính năng chính này, minh họa cách thức các nền tảng, ví dụ như Lark góp phần tạo nên một nơi làm việc kết hợp hiệu quả.

Video conference

Lark cho phép tất cả các thành viên trong nhóm gặp nhau qua video. Trong môi trường làm việc tích hợp, khi một số nhân viên đang ở văn phòng và những người khác đang làm việc từ xa, thì đây là một tính năng quan trọng.

Nếu không tổ chức các cuộc họp thường xuyên, các thành viên trong nhóm có thể không chắc chắn về vai trò của họ, mục tiêu mà họ đang hướng tới và tiến độ đã đạt được. Các cuộc họp nhóm cũng rất quan trọng để giữ cho tinh thần và duy trì động lực làm việc cho nhân viên.

Lợi thế của Lark: Giống như các công ty dẫn đầu thị trường khác, Lark video cho phép gọi video chất lượng cao, hình nền tùy chỉnh, chat trong cuộc gọi... Đặc biệt tính năng "Magic share" giúp làm việc từ xa lên một cấp độ mới bằng cách cho mọi người làm việc cùng nhau trên Lark Doc ngay từ giao diện cuộc gọi điện video.

Không gian lưu trữ lớn

Chia sẻ dung lượng lưu trữ theo nhóm cho phép bạn sắp xếp các tệp hay tài liệu như bạn làm trong văn phòng. Thay vì dùng giấy in thì lúc này mọi thứ có thể được lưu trữ trực tuyến. Người dùng có thể tự giới hạn quyền truy cập các tệp hay thư mục để thuận tiện và bảo mật.Lợi thế của Lark: Phiên bản miễn phí của Lark cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây khổng lồ 200 GB cho mỗi người.

Các nhà cung cấp nền tảng năng suất tốt hơn sẽ cung cấp các tài khoản email doanh nghiệp chuyên nghiệp với các công cụ quản trị, tổ chức và tự động hóa mạnh mẽ.Lợi thế của Lark: Trong trường "Người nhận" trên Lark Mail, bạn có thể nhập tên không chỉ của từng đồng nghiệp mà còn của các nhóm trò chuyện. Điều này cho phép bạn gửi thông báo đến toàn bộ phòng ban hoặc nhóm một cách dễ dàng.

Cộng tác thời gian thực trên các tài liệu công việc

Một số nền tảng chọn lọc, như Lark, cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong thời gian thực trên các tài liệu công việc. Chẳng hạn, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu văn bản, bản trình bày hoặc bảng tính cùng một lúc, thực hiện các thay đổi, thêm nhận xét và kiểm chứng khi họ thấy phù hợp.

Bạn có thể xem người dùng nào đã chỉnh sửa nội dung nào, trả lời những nhận xét này và nhận phản hồi quan trọng để tạo ra tác phẩm tốt nhất có thể. Với những nền tảng cộng tác mới này, tất cả điều này có thể được thực hiện trong thời gian thực, tăng hiệu quả tại nơi làm việc mà không cần mọi người có mặt tại văn phòng.
Lợi thế của Lark: Bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu với định dạng thông minh và chèn hình ảnh, video, bản đồ...

Việc xây dựng một không gian làm việc được tối ưu hóa cho công việc đó là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp. Sẽ có một vài trở ngại và khoản đầu tư ban đầu có thể khá lớn nhưng đó là bước khởi đầu cho một mô hình mới thật sự hiệu quả.

-----------------------------------

Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark: