Bí quyết quản lý từ xa hiệu quả
"Nhân viên sẽ hạnh phúc hơn nếu họ có thể làm việc từ xa".
Theo các nghiên cứu, nhân viên sẽ hạnh phúc hơn nếu họ có thể làm việc từ xa. Tuy nhiên điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp quản lý để đảm bảo hiệu quả công việc. Cùng tìm hiểu cách mà Lark hỗ trợ đội ngũ quản trị và nhân viên làm việc từ xa hiệu quả thông qua bài viết dưới đây.
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Owl Labs, những người làm việc từ xa có thể hạnh phúc hơn 22% so với những người làm việc toàn thời gian tại văn phòng. Một vài con số đáng suy nghĩ về hình thức này như sau:
- 91% nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn khi đạt được sự cân bằng giữa công việc và đời sống;
- 79% người khảo sát cảm thấy hài lòng khi nâng cao được hiệu suất công việc;
- 78% cảm thấy ít căng thẳng hơn và 78% không thích đi làm.
Nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng nhân viên có thể sẽ gắn bó với công ty lâu hơn nếu họ được làm việc linh hoạt thời gian hay địa điểm, thậm chí họ sẵn sàng làm việc nhiều giờ hơn nếu được làm việc tại nhà.
Một nghiên cứu thử nghiệm do MIT thực hiện đã nhận ra rằng hơn một nửa số nhân viên của công ty (chính xác là 62%) cho biết họ cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng hơn khi làm việc từ xa. Khi các nhân viên phải tin tưởng lẫn nhau để làm việc hướng tới một mục tiêu chung, họ sẽ bớt lo lắng về những gì các thành viên khác trong nhóm đang làm và tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.
Trong vai trò người quản lý nhóm đang tự hỏi liệu mình có thể tin tưởng nhân viên hay không khi mọi người đều giao tiếp với nhau thông qua màn hình máy tính, hoặc bạn không chắc liệu nhân viên có giao tiếp tốt với nhau hay không.
Bất kể băn khoăn của bạn là gì, dưới đây là một số gợi ý giúp quản lý nhóm của bạn hiệu quả hơn.
Vẽ bức tranh lớn
Khi một bánh răng bị hỏng, cả cỗ máy sẽ bị ảnh hưởng. Mỗi người trong nhóm của bạn đều có vai trò nhất định và nếu họ không thực hiện trách nhiệm của mình với khả năng tốt nhất, nhóm đó cũng làm việc không hiệu quả.
Là người quản lý nhóm, bạn hãy cung cấp cho các thành viên một mục tiêu rõ ràng. Bằng cách này, các thành viên sẽ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình giúp mọi người đạt được mục tiêu lớn.
Nhưng để tạo cho họ một mục đích lớn hơn để hướng tới, trước tiên bạn cần đặt ra các quy tắc cơ bản và giúp họ hiểu:
- Mục tiêu lớn là gì?
- Tôi giúp ích gì cho nhóm?
- Trách nhiệm của tôi là gì?
- Tôi nên nói chuyện với các thành viên trong nhóm của mình với tần suất như thế nào?
- Tôi nên giao tiếp với họ bằng cách nào?
Thảo luận với nhóm của bạn trước khi dự án bắt đầu sẽ giúp giảm bớt bất kỳ sự ngạc nhiên hoặc bực bội khó chịu nào có thể bén rễ trong quá trình làm việc từ xa.
Nhưng quá trình làm việc từ xa sẽ gặp không ít khó khăn, làm thế nào để vượt qua nó, các phần sau sẽ giải đáp cho bạn.
Chịu trách nhiệm công việc theo thời gian thực
Việc nhân viên chịu trách nhiệm giải trình giúp xây dựng lòng tin đồng thời cho phép người quản lý có thể giám sát và đưa ra hướng dẫn. Hãy bắt đầu bằng cách xây dựng một "kênh" để thúc đẩy giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới; điều này cho phép bạn tiếp cận trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình ngay từ đầu.
Trên Lark, bạn có thể mở một cuộc trò chuyện cụ thể cho từng dự án - giảm lượng tin nhắn chồng chéo dễ gây nhầm lẫn. Ngoài ra, Lark giúp cung cấp một nền tảng nơi tất cả tài liệu của bạn được lưu trữ trong một không gian duy nhất - đảm bảo mọi người đều có mọi thứ họ cần để làm việc cùng nhau. Trên Lark, các thành viên trong nhóm của bạn có thể dùng tới 200GB dung lượng lưu trữ đám mây - và đồng bộ hóa theo thời gian thực!
Giao tiếp trực tiếp - ngay cả khi ở xa nhau
Kỳ vọng của người quản lý là nhân viên phải có khả năng làm việc hiệu quả, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Điều đó bao gồm giao tiếp dễ dàng và rõ ràng với các thành viên trong nhóm.
Thực tế, cách tốt nhất để hỗ trợ những người làm việc từ xa là sử dụng video call/ video conference. Nhờ đó, nhân viên không chỉ giao tiếp nhanh chóng và ngắn gọn như giao tiếp mặt đối mặt mà còn có thể giải quyết các vấn đề cụ thể, tránh gây hiểu lầm như khi nhắn tin trao đổi công việc.
Hơn nữa, video call cũng bổ sung thêm một tính năng cần thiết để hỗ trợ người làm việc từ xa, đặc biệt là đối với những nhân viên thường xuyên làm việc tại nhà. Theo State of Remote Work, "cô đơn" là một yếu tố đáng kể gây ra tình trạng kiệt sức của nhân viên. Có “thời gian giao tiếp trực tiếp” không chỉ giúp nhân viên không cảm thấy bị cô lập mà còn giúp đoàn kết nhóm vì mục đích chung. Điều này giúp tăng tốc độ giao tiếp để làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Nếu bạn có một nhóm lớn hơn, hãy xem xét các công cụ năng suất như video conference cho phép số lượng lớn người tham gia, ví dụ như Lark cho phép tối đa 100 người tham gia trong một cuộc họp video.
Đến lúc này, với vai trò là người quản lý, bạn hãy nên cân nhắc đến việc làm từ xa đi thôi!
Đọc thêm bài viết gốc tại đây
-----------------------------------
Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark:
