Đăng ký
Larksuite

Cách bạn làm việc từ xa được định hình bởi các công cụ bạn sử dụng

Cách bạn làm việc từ xa được định hình bởi các công cụ bạn sử dụng

Trong tháng 3, hầu hết châu Âu đã được giới thiệu với một số thứ được coi là “bình thường mới”. Ở nhà càng nhiều càng tốt đã tạo ra thách thức đối với nhiều người, nhưng làm việc tại nhà thậm chí còn khó khăn hơn thế, đặc biệt là đối với các tổ chức không quen với kiểu thiết lập này.

Đây là một bài báo được viết độc lập bởi nhóm Techeu và được hỗ trợ tài chính bởi Lark

Đối với nhiều CEO, đó không chỉ đơn thuần là thay đổi vị trí của nhân viên. “Bình thường mới” đưa ra những thách thức mới đối với sự nhanh nhẹn và văn hóa quản lý của tổ chức, cũng như đối với các quy trình và hoạt động nội bộ.

Trong số tất cả những mối quan tâm về làm việc từ xa, có một câu hỏi lớn đang được đặt ra hết lần này đến lần khác: công ty của chúng ta nên sử dụng (các) công cụ làm việc từ xa nào? Khi chúng ta đang bước vào một lãnh thổ kinh tế vô cùng bất ổn, việc lựa chọn nền tảng hợp tác phù hợp trở nên quan trọng và cấp thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Câu trả lời cho câu hỏi đó thường là một số ứng dụng và nền tảng khác nhau và liên tục thực hiện đa nhiệm giữa chúng. Đó là những gì Lark có thể khắc phục bằng cách cung cấp trải nghiệm mạch lạc hơn. Một bộ cộng tác thế hệ tiếp theo dành cho các nhóm, nó tích hợp liền mạch trò chuyện, hội nghị, lịch, cộng tác tài liệu đám mây, ứng dụng tại nơi làm việc và nhiều hơn thế nữa ở một nơi.

Ananth Devarajan, giám đốc sản phẩm tại Lark cho biết: “Chúng tôi phát hiện ra rằng giao tiếp và cộng tác là nguyên liệu bí mật cho sự phát triển theo cấp số nhân của nhiều tổ chức. “Nhiều người dùng của chúng tôi đã chuyển thành công sang chế độ WFH 100%, trong khi một số người thậm chí đang tạo các trường hợp sử dụng mới và tái tạo lại văn hóa làm việc của họ thông qua Lark. Chúng tôi tin rằng cách chúng tôi làm việc được định hình bởi công cụ chúng tôi sử dụng – và với công cụ phù hợp, các công ty có thể thúc đẩy sự nhanh nhẹn, xây dựng văn hóa hợp tác, hợp lý hóa các quy trình nội bộ và giảm chi phí ngay cả trong những thời điểm hỗn loạn nhất. ”

Bối cảnh và tính minh bạch

Trong tình huống #WFH ngày nay khi luồng thông tin có thể kém minh bạch hơn, điều quan trọng hơn bao giờ hết là đảm bảo nhân viên được cung cấp bối cảnh phù hợp và được trao quyền để đưa ra các quyết định phân tán. Một phần quan trọng của quá trình chia sẻ thông tin và ra quyết định là các cuộc họp với nhiều hình thức và định dạng khác nhau – và đó là nơi Lark có những thứ khá thú vị để cung cấp.

Nếu bạn đã từng tham dự nhiều cuộc họp, bạn sẽ nhận thấy rằng hầu hết những người tham dự cuộc họp thường bước vào cuộc họp mà không hiểu ngữ cảnh đầy đủ của nó – điều đó thậm chí còn nhiều hơn thế với các cuộc họp trực tuyến. Một số người thường sẽ tham gia vào chương trình họp trong khi những người khác kiểm tra email hoặc duyệt internet. Các cuộc họp này diễn ra mãi mãi và tạo ra ít kết quả rõ ràng, điều này cho thấy một chi phí lớn về thời gian vào cuối ngày.

Để làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả và dễ hành động hơn, Lark đã phát triển phương pháp SamePage, cho phép các nhóm tạo ra trải nghiệm cộng tác mạnh mẽ.

Ý tưởng ở đây là đơn giản nhưng hiệu quả. Trước cuộc họp, người chủ trì nắm bắt thông tin cơ bản và đề xuất các chủ đề thảo luận trong Lark Doc chi tiết và chia sẻ nó với nhóm trò chuyện dành riêng cho cuộc họp. Trong 15 phút đầu tiên của cuộc họp, không ai thực sự nói chuyện – nhưng mỗi người đọc tài liệu, đồng thời thêm nhận xét và câu hỏi, đồng thời gắn thẻ các đồng nghiệp có liên quan nếu cần. Khi mọi người đã “phản hồi” tài liệu để cho biết rằng họ đã đọc xong, những người tham dự cuộc họp thảo luận từng điểm phản hồi một.

Devarajan nói: “Làm cho mọi người đọc Tài liệu trong suốt cuộc họp – chứ không phải trước đó – đảm bảo rằng mọi người đều có cùng một mức độ bối cảnh khi tham gia vào cuộc thảo luận. “Chúng tôi nhận thấy rằng phương pháp SamePage đặc biệt hiệu quả đối với các nhóm từ xa ở các địa điểm khác nhau trong hội nghị truyền hình, vì các thành viên trong nhóm đã tham gia và có thể cảm thấy rằng những đóng góp của họ được đánh giá cao.

Phá vỡ kho thông tin

Lợi ích chính mà Lark cố gắng tạo ra bằng cách cung cấp một bộ cộng tác đầy đủ thay vì các ứng dụng riêng biệt là email, cuộc họp, lịch, tài liệu và các quy trình quản trị văn phòng đều được kết nối trong một ứng dụng tích hợp liền mạch. Nhu cầu chuyển đổi giữa các hoạt động này trên các nền tảng cũ thường dẫn đến mất hiệu quả và mất thông tin rất lớn.

Dưới đây là một vài ví dụ về cách Lark có thể phá vỡ các kho chứa thông tin được tạo ra bởi các giải pháp kế thừa mục đích duy nhất.

Lark Docs. Trong một tài liệu, bạn có thể chỉ cần gõ @ theo sau là tên hiển thị của đồng nghiệp và họ sẽ ngay lập tức nhận được thông báo có liên kết đến tài liệu trong giao diện trò chuyện. Nhấp vào liên kết sẽ đưa họ đến vị trí @ -mention trong tài liệu, vì vậy bạn có nhiều khả năng nhận được phản hồi nhanh hơn. Với một cú nhấp chuột, danh sách việc cần làm có thể được tạo, trong đó mỗi mục có thể được chỉ định cho một người và đưa ra ngày đến hạn. Chủ sở hữu tác vụ sẽ tự động được gửi lời nhắc trước ngày đến hạn, điều này đảm bảo rằng không có gì lọt qua các vết nứt. Ngoài ra, bạn có thể chèn một cuộc thăm dò để thu thập phản hồi, bảng tính hoặc thậm chí là trò chuyện nhóm đồng thời trong một tài liệu.

Lark Calender. Tích hợp liền mạch với Trò chuyện và Tài liệu, lịch không chỉ là một công cụ để quản lý thời gian mà còn là cơ sở để giao tiếp. Sau khi bạn đã tạo sự kiện, bất kỳ người tham dự nào cũng có thể tạo nhóm trò chuyện cho cuộc họp để mọi người có thể tương tác trước khi cuộc họp thực sự diễn ra. Bạn cũng có thể đặt giờ làm việc của mình để cho đồng đội biết khi nào bạn đang làm việc và khi nào bạn không. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn và đồng đội của bạn ở các múi giờ khác nhau.

Lark Video Conferencing.. Với tính năng “Chia sẻ kỳ diệu” trong Hội nghị truyền hình Lark, bạn không chỉ có thể chia sẻ màn hình của mình mà còn chia sẻ cả Tài liệu về Lark mà mọi người có thể cuộn qua theo tốc độ của riêng mình ngay trong cửa sổ cuộc gọi. Nếu người tham gia gọi đến từ thiết bị di động, tài liệu sẽ tự động được điều chỉnh để vừa với kích thước màn hình của họ. Mọi người có thể chỉnh sửa và bình luận về tài liệu đồng thời mà không cần rời khỏi cuộc gọi.

Virtual Office. Trong khi các cuộc gọi điện video và âm thanh dành cho “giao tiếp có mục đích được xác định trước”, Văn phòng ảo của Lark dành cho các tương tác tự phát: giống như “đi chơi” hơn là “có một cuộc họp”. Nó nhằm tái tạo môi trường làm việc trực tiếp ngoại tuyến, ở định dạng chỉ có âm thanh. Biết ai đang trực tuyến và biết rằng bạn có thể nói chuyện với đồng đội của mình bất cứ khi nào bạn muốn khiến bạn cảm thấy như đang làm việc trong cùng một không gian thực. Đây là điều gì đó thường giúp người dùng trực tiếp khám phá lại quy trình làm việc cùng nhau.

Làm việc từ xa thực sự là một công việc bình thường mới

Mặc dù rất khó để dự đoán chính xác thế giới sẽ như thế nào sau đại dịch, nhưng chúng ta chắc chắn không nên mong đợi nó hoàn toàn trở lại như trước đây. Không ai có cuốn sách hướng dẫn cho một thử nghiệm làm việc tại nhà quy mô toàn cầu như vậy – nhưng khá chắc chắn rằng nhiều công ty sẽ sử dụng nó để nghĩ lại cách họ cộng tác và xây dựng quy trình trong nội bộ.

Devarajan nói: “Chúng tôi tin rằng tương lai của công việc sẽ phân tán, năng động và cởi mở hơn. “Làm việc từ xa ở đây để ở lại là một cách được khai sáng theo đúng nghĩa của nó và sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho các tổ chức thậm chí vượt ra ngoài đại dịch COVID-19. Khả năng giao tiếp và cộng tác hiệu quả và từ xa sẽ là lợi thế cạnh tranh thế hệ tiếp theo cho các doanh nghiệp. ”

Lark là bộ ứng dụng văn phòng thế hệ tiếp theo dành cho nhóm, bao gồm Messenger, Hội nghị truyền hình, Tài liệu và Trang tính, Bộ nhớ đám mây, Lịch cũng như Nền tảng mở mạnh mẽ tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Trên Lark, bạn có thể tận hưởng cuộc gọi video mượt mà cho tối đa 100 người tham gia với số phút không giới hạn và chia sẻ màn hình nâng cao, cộng tác trên tài liệu với đồng đội của bạn ngay cả trong cuộc gọi điện video, tận hưởng 200GB bộ nhớ đám mây miễn phí và tạo nhóm trò chuyện cho tối đa 5.000 người với tin nhắn có thể tìm kiếm không giới hạn.

-----------------------------------

Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark:

Đọc thêm