Điện tử hoá các luồng phê duyệt với Lark Approval
Lark Approval là một ứng dụng chính thức được cung cấp bởi Lark Technology, giúp giải phóng bạn khỏi các quy trình phê duyệt ngoại tuyến tẻ nhạt và cho phép hoàn thành các phê duyệt trực tuyến khác nhau, tăng hiệu quả phê duyệt của nhóm.
Các bước thực hiện
I. Quản lý phê duyệt
1. Nhập Quản trị viên Lark
Bước 1: Nhấp vào Workplace trên màn hình Lark và chọn ứng dụng Approval.
Bước 2: Nhấp vào Approval Admin (Quản trị viên phê duyệt) ở góc trên bên phải.
2. Nhóm và sắp xếp
Trong Quản trị phê duyệt (Approval Admin), bạn có thể nhóm và sắp xếp các phê duyệt. Những thay đổi này sẽ có hiệu lực trên trang yêu cầu phê duyệt của nhân viên tương ứng.
Nhấp vào Create Group (Tạo nhóm) và đặt loại phê duyệt của nhóm, chẳng hạn như quản trị, nhân sự hoặc tài chính. Nhấp vào Sort (Sắp xếp) để kéo các nhóm khác nhau và thay đổi thứ tự của chúng. Các nhóm và thứ tự tại đây sẽ tương ứng với giao diện app Phê duyệt của nhân viên.
3. Tạo phê duyệt
Nhấp vào Create Approval (Tạo phê duyệt) để tạo phê duyệt tùy chỉnh hoặc sử dụng mẫu phê duyệt.
Để tạo phê duyệt, bạn phải nhập thông tin cơ bản, thiết kế các biểu mẫu cần thiết và thiết kế quy trình:
Bước 1: Thông tin cơ bản
Nhập tên phê duyệt, mô tả và đặt nhóm phê duyệt cũng như khả năng hiển thị. Bạn cũng có thể thêm các phê duyệt thường dùng vào Workplace tại đây.
Bước 2: Thiết kế biểu mẫu
Chọn và Kéo (Select and Drag) các điều khiển bạn cần vào bố cục màn hình di động để thêm và đặt các điều khiển. Biểu mẫu được thiết kế ở đây sẽ được sử dụng bởi nhân viên.
Bạn cũng có thể chọn các thành phần. Có bốn thành phần mặc định: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và từ xa. Các thành phần được liên kết với ứng dụng Attendance (Điểm danh). Khi nhân viên sử dụng phép nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác hoặc phê duyệt từ xa, thông tin sẽ được tự động ghi vào hồ sơ chấm công của nhân viên.
Bước 3: Thiết kế quy trình
Trong thiết kế quy trình, bạn có thể đặt nội dung của từng nút phê duyệt, bao gồm người phê duyệt, phương pháp phê duyệt, các trường có thể đọc và chỉnh sửa cũng như liệu có cho phép chuyển nhượng hoặc người phê duyệt bổ sung hay không.
Bạn có thể thiết kế các quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm những người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm các nhánh để định cấu hình các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.
Bước 4: Cài đặt khác
Đặt quy tắc phê duyệt thu hồi và chuyển tiếp:
- Cài đặt thu hồi (Revoke setting): Có cho phép nhân viên thu hồi yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định hay không.
- Cài đặt chuyển tiếp (Forward setting): Có hạn chế chuyển phê duyệt chỉ cho những nhân viên có liên quan đến phê duyệt hay không.
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, hãy nhấp vào Preview (Xem) trước ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng, nhấp vào Publish (Xuất bản) ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.
4. Tìm kiếm và xuất dữ liệu
Trên trang Data Search and Export (Tìm kiếm và Xuất dữ liệu), bạn có thể xem và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, cũng như lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và từ khóa.
5. Quản lý nghỉ phép
Trên trang Leave Management (Quản lý Nghỉ phép), bạn có thể thêm và quản lý nhiều loại nghỉ phép khác nhau, bao gồm nghỉ việc riêng, nghỉ ốm và nghỉ hàng năm. Bạn cũng có thể xem và sửa đổi số dư nghỉ phép của nhân viên.
6. Quản lý ngoài giờ
Trên trang quản lý làm thêm giờ, bạn có thể cấu hình công thức tính toán làm thêm giờ và chuyển đổi số giờ làm thêm. Bạn cũng có thể đặt các quy tắc làm thêm giờ khác nhau cho ngày làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ. Dữ liệu chấm công của nhân viên được chia sẻ với tính năng phê duyệt làm thêm giờ.
II. Bắt đầu phê duyệt
Nhân viên có thể mở ứng dụng Phê duyệt tại Lark Workplace. Trên trang Gửi phê duyệt (Submit approval page), họ có thể chọn phê duyệt, nhập thông tin bắt buộc và gửi để bắt đầu phê duyệt. Sau đó, những người phê duyệt tương ứng sẽ nhận được thông báo phê duyệt trong Lark.
Ngoài ra, trên trang Phê duyệt, bạn có thể xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi và theo dõi tiến trình phê duyệt.
Đọc thêm phiên bản tiếng Anh của bài viết tại đây.
-----------------------------------
Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật những thông tin hữu ích và làm việc tốt hơn:
