Đồng bộ hóa các tác vụ của Docs với Lark Tasks

Các tác vụ được tạo trong tài liệu sẽ đồng bộ hóa trực tiếp với Lark Tasks. Nhiệm vụ sẽ hiển thị cho cả người tạo và chủ sở hữu, giúp các thành viên kiểm tra nhiệm vụ của họ.

Đồng bộ hóa các tác vụ của Docs với Tasks trên nền tảng Lark.

I. Giới thiệu

Automatic sync (Đồng bộ hóa tự động): Các tác vụ được tạo trong tài liệu sẽ đồng bộ hóa trực tiếp với Lark Tasks. Nhiệm vụ sẽ hiển thị cho cả người tạo và chủ sở hữu, giúp các thành viên kiểm tra nhiệm vụ của họ.
Synchronization of changes (Đồng bộ hóa các thay đổi): Khi chỉnh sửa một tác vụ trong tài liệu mới hoặc trong Tasks, các chỉnh sửa sẽ được đồng bộ hóa ở cả hai nơi.
Task reminder (Nhắc nhở công việc): Lời nhắc của Trợ lý công việc (Task Assistant) được thêm vào các tác vụ tài liệu sẽ đồng bộ hóa với Task. Dấu chấm màu đỏ được sử dụng để đánh dấu các nhiệm vụ sắp hoặc đã hết hạn.
Grouping tasks (Nhiệm vụ nhóm): Khi các nhiệm vụ đã được đồng bộ hóa với Tasks, hãy chọn Task Source dưới dạng một trường để xem từng tác vụ trong danh sách đến từ đâu. Bạn cũng có thể nhóm các nhiệm vụ theo nguồn của chúng để kết hợp các nhiệm vụ từ các tài liệu khác nhau.

II. Các bước thực hiện

1. Đồng bộ hóa các tác vụ tài liệu với Lark Tasks

Cách 1: Di chuột qua biểu tượng + ở bên trái và chọn To-do list. Nhập tên nhiệm vụ, sau đó nhấp vào biểu tượng Sync to Lark Tasks ở bên phải.

Cách 2: @Đề cập đến một ai đó trong To-do list và chọn Add as owner and create task (Thêm làm chủ sở hữu và tạo tác vụ).

Di chuột qua biểu tượng + ở bên trái và chọn To-do list.
@Đề cập đến một ai đó trong To-do list và chọn Add as owner and create task. Nhấn Confirm (Xác nhận) để đồng bộ hóa nhiệm vụ với Tasks. Nhiệm vụ sẽ hiển thị cho cả chủ sở hữu cũng như người tạo, và có thể tìm thấy trong Owned hoặc Created danh mục Tasks.

2. Đăng ký nhiệm vụ trong một tài liệu

Chọn Task ở phía bên phải của tác vụ đã đồng bộ hóa, chọn Subscribe to this task (Đăng ký nhiệm vụ này).

3. Xem lại chi tiết nhiệm vụ trong tài liệu

Chọn Task ở phía bên phải của tác vụ đã đồng bộ, nhấp View in Lark Tasks (Xem trong Lark Tasks) để xem lại nhiệm vụ trong Tasks.

Chọn Customize sau đó chọn Task Source như một trường để xem nhiệm vụ đến từ đâu.

Bạn có thể nhóm theo Task Source (nguồn nhiệm vụ) để sắp xếp các nhiệm vụ từ các tài liệu khác nhau.

4. Sao chép và dán các nhiệm vụ trong tài liệu

Di chuột qua biểu tượng Task ở phía bên trái của nhiệm vụ và nhấp vào Copy (hoặc Command + C hoặc Ctrl + C sau đó chọn task). Nhấn Command + V hoặc Ctrl + V để dán nhiệm vụ vào vị trí mong muốn. Bạn có thể chọn từ hai tùy chọn sau:

Paste and sync (Dán và đồng bộ hóa): Tác vụ đã dán được đồng bộ hóa với tác vụ ban đầu xuất hiện trong Công việc. Các thay đổi được thực hiện đối với tác vụ ban đầu cũng sẽ được thực hiện đối với tác vụ đã dán. Nếu bạn muốn tác vụ chỉ xuất hiện trong tài liệu chứ không phải trong Task, hãy chuyển đến biểu tượng Task ở bên phải tác vụ đã dán và chọn Unsync (Không đồng bộ hóa).
Paste Only (Chỉ dán): Tác vụ đã dán không được đồng bộ hóa với tác vụ ban đầu và chỉ xuất hiện trong tài liệu.

Lưu ý: Nếu bạn tạo bản sao của một tài liệu chứa các nhiệm vụ, thì bản sao ấy chỉ có tên nhiệm vụ xuất hiện. Các tác vụ trong tài liệu được sao chép sẽ không được đồng bộ hóa với các tác vụ trong tài liệu gốc. Nếu muốn đồng bộ hóa, hãy sao chép các tác vụ đã đồng bộ hóa từ tài liệu gốc và dán chúng vào tài liệu mới, sau đó chọn Paste and sync (Dán và đồng bộ hóa).

5. Xóa nhiệm vụ trong tài liệu

Xóa tác vụ khỏi tài liệu và Tasks cùng lúc:

Để xóa một tác vụ trong tài liệu, hãy di chuột qua biểu tượng Task ở bên trái của tác vụ và chọn Delete (Xóa), hoặc nhấn delete sau khi chọn một tác vụ.

Chỉ xóa tác vụ đã được tạo trong tài liệu:

Một thông báo xuất hiện ở đầu màn hình sau khi một tác vụ bị xóa, chọn Undo (Hoàn tác) để chỉ xóa tác vụ khỏi tài liệu. Nhiệm vụ sẽ vẫn còn trong Task.

Lưu ý: Lời nhắc Hoàn tác (Undo) sẽ chỉ xuất hiện trong 3 giây. Nếu bạn không nhấp vào Hoàn tác trong vòng 3 giây, nhiệm vụ sẽ bị xóa trong cả tài liệu và Nhiệm vụ. Nếu bạn cần khôi phục tác vụ, hãy nhấn Command + Z hoặc Ctrl + Z để hoàn tác thao tác xóa và tác vụ sẽ được khôi phục trong cả tài liệu và trong Tác vụ.

Xóa tác vụ đã dán được tìm thấy trong tài liệu:

Nếu bạn xóa một tác vụ đã dán, nó sẽ chỉ bị xóa khỏi tài liệu.

Lưu ý: Để xác định một nhiệm vụ đã dán, hãy di chuột qua một nhiệm vụ. Các tác vụ đã dán được bao quanh bởi các đường chấm chấm.

6. Hủy đồng bộ hóa tác vụ khỏi Tasks

Di chuyển chuột, chọn Task ở bên phải, sau đó chọn Unsync. Nhiệm vụ sẽ bị xóa khỏi Task và sẽ chỉ xuất hiện trong tài liệu.

7. Nhắc nhở công việc

Sau khi tác vụ tài liệu được đồng bộ hóa với Task, bạn có thể sử dụng Trợ lý tác vụ (Task Assistant) để nhận lời nhắc tác vụ. Dấu chấm màu đỏ sẽ đánh dấu các tác vụ tài liệu đã hết hạn. Bạn có thể nhấp vào tên tài liệu trên trang chi tiết nhiệm vụ để tìm nguồn gốc của nhiệm vụ.

III. Các câu hỏi thường gặp

Tôi có cần phải làm gì trong Tasks sau khi đã sửa đổi hoặc hoàn thành một công việc trong tài liệu không?

Không. Nếu một tác vụ được đồng bộ hóa, các chỉnh sửa được thực hiện đối với một tác vụ tài liệu sẽ tự động được thực hiện theo thời gian thực cho cùng một tác vụ trong Task và ngược lại.

Tôi đã tạo một tác vụ trong một tài liệu riêng tư. Tôi có cần cấp cho thành viên quyền truy cập vào tài liệu của mình để họ hoàn thành tác vụ không?

Không. Quyền tác vụ và quyền tài liệu độc lập với nhau. Bạn có thể tìm thấy và hoàn thành nhiệm vụ trong Tasks.

Đọc thêm phiên bản tiếng Anh của bài viết tại đây.

Dễ dàng sử dụng Lark ngay bây giờ với Triển khai Lark từ A-Z.

-----------------------------------

Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark: