Lý do Bitable là công cụ quản lý dự án tối ưu

Chúng ta vừa được chứng kiến cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 diễn ra trên khắp thế giới. Các sản phẩm đổi mới sáng tạo như chăm sóc sức khỏe, công nghệ, bán lẻ, thương mại điện tử bùng nổ, thiết lập các tiêu chuẩn mới cho quyết định mua hàng của người tiêu dùng và mở đường cho nền kinh tế toàn cầu phát triển mạnh mẽ hơn. Trong khi những công ty và tổ chức như vậy được vinh danh bởi bước đi đột phá, thì những người quản lý dự án lại được xem là "người hùng thầm lặng" đóng góp cho sự phát triển ấy.

Bạn có biết rằng nếu các công ty, tổ chức không tích hợp đúng cách quản lý vào chiến lược của họ thì tỷ lệ thất bại của các dự án có thể tăng lên 2/3 lần? Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần có các công cụ hỗ trợ và nguồn lực phù hợp để giúp họ thành công.

Chìa khóa để quản lý dự án tốt là ứng dụng công nghệ hay nói cách khác là sử dụng phần mềm hỗ trợ. Hiện nay, theo khảo sát của Lark, chỉ dưới 1 trong 4 tổ chức sử dụng phần mềm quản lý dự án, trong khi đó các tổ chức báo cáo rằng 11,4% tổng số tài nguyên bị lãng phí do quy trình quản lý dự án kém.

Từ đó, Lark nhận ra lỗ hổng này và tiến thêm một bước quản lý dự án hiệu quả với Bitable.

Bitable là gì?

Bitable là một cơ sở dữ liệu dựa trên trang tính sáng tạo, hỗ trợ tổ chức cấu trúc nội dung. Nó giúp người dùng thể hiện nội dung theo các chế độ xem khác nhau. Nó cũng bổ sung tính linh hoạt và hiệu quả cho việc quản lý dự án, với việc sắp xếp to-do list dễ dàng hơn và khả năng xây dựng mục tiêu rõ ràng và tốt hơn, cho phép hiệu quả công việc của người dùng tăng cao. Bitable có nhiều ứng dụng khác nhau, có thể được sử dụng trong quản lý tác vụ, CRM, quản lý tuyển dụng, tạo nội dung... Nó được tích hợp trực tiếp với Lark, vì vậy bạn có thể dễ dàng bắt đầu theo dõi các dự án của mình ngay hôm nay trong tài liệu hoặc bảng tính.

Chế độ xem khác nhau cho các nhu cầu khác nhau

Điều gì làm cho Bitable trở nên đặc biệt? Ngoài các hệ thống quản lý linh hoạt và hiệu quả, nó còn cung cấp các chế độ xem khác nhau để phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng. Bạn có thể tạo nhiều kiểu xem cho một bảng để hiển thị một nguồn dữ liệu theo những cách khác nhau. Mỗi bảng có thể được hiển thị trong bốn loại chế độ xem: chế độ xem Grid, chế độ xem Kanban, chế độ xem Gantt và chế độ xem Gallery.

Chế độ xem Grid cho phép người dùng thêm, chỉnh sửa, xóa, quản lý các trường và bản ghi

Chế độ Grid, được liên kết chặt chẽ nhất với bảng tính truyền thống, cung cấp chế độ xem toàn diện cho toàn bộ dự án. Dạng xem này thường được sử dụng để tạo hoặc điều chỉnh cấu trúc bảng vì nó cho phép bạn nhanh chóng thêm và di chuyển các trường cũng như nhập dữ liệu một cách hiệu quả. Đồng thời, nó cho phép bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các hàng và cột, gắn thẻ các phòng ban và thành viên nhóm, dán hình ảnh và liên kết đến các tài liệu khác trong Lark. Nó dễ đọc và truyền thống hơn nên các nhóm có thể diễn giải các tác vụ một cách hiệu quả và cung cấp các bản cập nhật một cách thường xuyên.

Chế độ Kanban hiển thị mọi bản ghi dưới dạng thẻ và tập hợp chúng theo nhiều dòng

Chế độ xem Kanban cung cấp tất cả các tính năng giống như chế độ lưới nhưng có thể được sử dụng để nhóm và sắp xếp các bản ghi dữ liệu dựa trên tiêu chí nhóm của bạn. Trong chế độ xem Kanban, dữ liệu của cùng một danh mục được liệt kê trong cùng một cột. Bạn có thể kéo thẻ Kanban để cập nhật dữ liệu lên phiên bản mới nhất và các thay đổi trong bất kỳ chế độ xem nào sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các chế độ xem khác trong cùng một bảng dữ liệu theo thời gian thực. Chế độ xem Kanban hữu ích cho việc quản lý cá nhân các thành viên và các nhiệm vụ.

Chế độ xem Gantt cho phép kiểm tra và điều chỉnh các mốc thời gian của dự án

Điều gì thể hiện rõ hơn về quản lý tác vụ hơn là một dòng thời gian? Chế độ xem Gantt hiển thị tiến độ của mọi nhiệm vụ với một thanh thời gian và rất hữu ích cho việc quản lý dự án. Người dùng có thể kéo và di chuyển thanh thời gian để sửa đổi các khoảng thời gian và nhấp vào biểu tượng cấu hình chế độ xem Gantt để tùy chỉnh thêm màu sắc của thanh thời gian và các thông tin khác. Sử dụng chế độ xem Gantt, người dùng có thể dễ dàng nhận ra thời hạn cần hoàn thành  và ưu tiên công việc của họ tốt hơn.

Chế độ xem Gallery giúp tạo thư viện cho hình ảnh, tệp PDF và tài liệu khác

Bạn có biết rằng 90% thông tin được não bộ xử lý là hình ảnh? Bitable nhận ra rằng mọi người tiếp nhận thông tin khác nhau. Chế độ xem thư viện trực quan hóa các bản ghi chứa hình ảnh, video hoặc các tệp đính kèm khác trong bảng để giúp việc quản lý nội dung trở nên trực quan hơn.

Quản lý dữ liệu cao cấp

Một phần thiết yếu khác của quản lý dự án là dữ liệu. Bitable cung cấp các công cụ quản lý dữ liệu cao cấp để người dùng có thể dễ dàng định vị và hiểu dữ liệu họ cần để tối ưu hóa các mục tiêu.

Sử dụng Group để sắp xếp dữ liệu khi bạn cần

Sử dụng tính năng Group để đặt bất kỳ trường nào làm điều kiện nhóm. Dữ liệu sẽ được tự động phân loại tương ứng và bạn có thể tiếp tục thêm các điều kiện nhóm khác để tinh chỉnh việc nhóm dữ liệu.

Lọc dữ liệu để khám phá các xu hướng

Sử dụng thanh công cụ Filter, bạn có thể chọn bất kỳ trường nào và tìm kiếm một tùy chọn làm điều kiện lọc. Bitable sau đó sẽ tự động hiển thị dữ liệu phù hợp với điều kiện. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện lọc hơn để thu hẹp tìm kiếm của mình và định vị chính xác dữ liệu mục tiêu.

Sắp xếp và tổ chức dữ liệu

Bạn có thể sắp xếp các bản ghi của mình để chúng xuất hiện theo một thứ tự cụ thể theo các giá trị trong các trường cụ thể. Việc sắp xếp các bản ghi của bạn trong một chế độ xem không ảnh hưởng đến thứ tự của các bản ghi trong các chế xem khác—nó chỉ áp dụng cho chế độ xem bạn hiện đang sử dụng để xem bảng của mình.

Quản lý dự án được cho là xương sống cho bất kỳ sản phẩm hay xu hướng đổi mới nào. Nó đòi hỏi sự chi tiết, có tổ chức và quan trọng là các công cụ hiệu quả. Lark Bitable vượt xa công nghệ được cung cấp bởi các công cụ quản lý dự án thông thường, cung cấp cho người dùng một loạt tính năng cho phép họ dễ dàng theo dõi tiến độ, cộng tác với các thành viên trong nhóm và khám phá các tiềm năng sản phẩm thông qua dữ liệu họ thu thập được.

Các chế độ xem khác nhau của nó phục vụ cho nhu cầu của các nhóm khác nhau, làm cho các nhiệm vụ trở nên dễ hiểu đối với mọi đối tượng người học trong khi các công cụ quản lý dữ liệu của nó có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể sắp xếp, lọc và sắp xếp dữ liệu để phân tích xu hướng tốt hơn và cuối cùng là phát triển các sản phẩm chính xác và phù hợp hơn cho người dùng ngày nay và trong tương lai.

Đọc thêm phiên bản tiếng Anh của bài viết tại đây

-----------------------------------

Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark:

• Lark - Cộng đồng tối ưu quản trị cho SMEs
• Vietnam Digital Workplace Hub - Cùng làm việc tốt hơn
• Mạng lưới chuyên gia Digital Workplace Việt Nam