Sử dụng Automation trong Bitable để tự động hóa doanh nghiệp

Sử dụng Automation để tự động hóa doanh nghiệp | Nguồn ảnh: Unsplash

Tự động hóa quy trình làm việc là tự động chạy những quy tắc mà bạn thiết lập trong Bitable. Sau khi định cấu hình các điều kiện và kích hoạt, Bitable sẽ tự động thực hiện các hành động dựa trên thay đổi dữ liệu.

Các bước chính để tạo quy trình làm việc tự động:

Kích hoạt quy trình làm việc tự động: chỉ chủ sở hữu của tài liệu Bitable và cộng tác viên có quyền quản lý mới có thể làm điều này.
Cấu hình các điều kiện và kích hoạt.
Lưu và chạy quy trình tự động.

I. Các bước thực hiện

Tình huống: Tự động thông báo cho người phụ trách chính khi có nhiệm vụ mới được giao

Chọn biểu tượng Automated workflow ở góc trên bên phải, sau đó bấm vào Add workflow.

2. Thiết lập kích hoạt quy trình làm việc trong hộp thoại bên trái.

Dưới Select condition, chọn When a record changes.

Dưới Select record table, chọn bảng chứa bản ghi.

Dưới Select record, chọn All records.

Cuối cùng, dưới Select fields, chọn hộp bên cạnh Owner để hoàn tất thiết lập trình kích hoạt.

3. Ở ngăn bên phải, chọn Send a Lark message (Gửi tin nhắn Lark), sau đó Below Recipient (Bên dưới Người nhận), chọn Results from previous actions (Kết quả từ các hành động trước đó) > Record changed in step 1 (Bản ghi đã thay đổi ở bước 1) > Owner (Chủ sở hữu).

4. Nhập tiêu đề và nội dung của tin nhắn. Bật Add a button at the end (Thêm một nút ở cuối) để thêm nút trong tin nhắn. Sử dụng hộp nhập bên dưới Button text (Văn bản nút để thêm) văn bản sẽ xuất hiện, sau đó thêm liên kết đến bitable. Người thực hiện chính của nhiệm vụ có thể nhấp vào nút và được chuyển hướng đến bitable.

5. Kiểm tra Activate workflow và chọn Save and enable.

Khi nhiệm vụ mới được thêm vào và giao cho chủ sở hữu nhiệm vụ, họ sẽ ngay lập tức được thông báo.

II. Quản lý quy trình công việc tự động đã tạo

Nhấp vào biểu tượng Automated workflow ở góc trên bên phải của Bitable và chuyển đến tab Manage để xem tất cả các quy trình làm việc tự động.

Xem quy trình công việc đang hoạt động: Trong hộp thoại bên trái của tab Manage, bấm Active. Bạn cũng có thể bấm vào All Workflows hoặc Not activated để xem tất cả quy trình đã tạo hoặc quy trình đã hủy.
Tạm dừng hoặc tiếp tục một quy trình công việc đang hoạt động: Sử dụng công tắc bên cạnh một quy trình công việc đang hoạt động để bật hoặc tắt.
Xóa, chỉnh sửa hoặc đổi tên dòng công việc: Bấm vào biểu tượng ... bên cạnh dòng công việc và chọn Delete, Edit hoặc Rename.

Xem nhật ký hoạt động

Lưu ý: Các quy trình công việc tự động cũ hơn được tạo trước khi khởi chạy tính năng này cần được kích hoạt lại để các hoạt động của chúng được ghi lại trong nhật ký hoạt động. Trong nhật ký hoạt động, bạn có thể xem trạng thái và kết quả của tất cả các quy trình công việc tự động trong bitable hiện tại. Nếu quy trình công việc chạy bất thường hoặc không thành công, bạn có thể xác định nguyên nhân cốt lõi của sự cố bằng cách xem Settings in the activity log.

Khi có quá nhiều quy trình công việc, bạn có thể lọc theo tên, kết quả, người tạo,... để thu hẹp tìm kiếm.
Trong trang chi tiết quy trình làm việc, bạn có thể xem cấu hình từng bước, kết quả chạy, báo cáo lỗi và các thông tin liên quan khác..

Lỗi phổ biến

Error	Cause	Solution
Không thể định cấu hình người nhận thư, không thể chạy quy trình làm việc	Chưa thêm người nhận hoặc người nhận được chỉ định không tồn tại	Thêm lại người nhận
Thành viên kích hoạt quy trình làm việc không thuộc nhóm người nhận đã chọn	Thành viên kích hoạt quy trình làm việc không thuộc nhóm người nhận đã chọn	Tham gia nhóm người nhận đã chọn hoặc chọn một nhóm người nhận khác
Bot không thể gửi tin nhắn, nhóm được đặt thành chỉ cho phép chủ sở hữu nhóm và quản trị viên gửi tin nhắn	Nhóm người nhận bị hạn chế về quyền gửi tin nhắn và cấu hình quy trình làm việc	Đặt nhóm thành "Cho phép tất cả thành viên gửi tin nhắn"
Không thể thêm bot, nhóm được đặt thành chỉ cho phép chủ sở hữu nhóm và quản trị viên thêm thành viên nhóm	Nhóm người nhận bị hạn chế về quyền thêm thành viên	Liên hệ với quản trị viên nhóm để thêm Bitable Assistant
Số lượng hình ảnh đã vượt quá 5	Bạn có thể thêm tối đa 5 hình ảnh vào thẻ tin nhắn	Giảm số lượng hình ảnh xuống 5 hoặc ít hơn
Kích thước hình ảnh đã vượt quá 10 MB	Một hình ảnh không thể vượt quá 10 MB	Nén hình ảnh về kích thước nhỏ hơn
Định dạng tệp đính kèm không đúng	Bạn chỉ có thể chèn hình ảnh (JPG, PNG, v.v.) vào thẻ tin nhắn	Xóa tệp đính kèm không phải hình ảnh
Hình ảnh không tuân thủ	Hình ảnh không ở định dạng hình ảnh Hình ảnh chứa thông tin không tuân thủ	Sử dụng hình ảnh khác
Thẻ tin nhắn đã vượt quá 30 KB	\	Xóa các phần của nội dung
Trình cấu hình quy trình công việc đã rời khỏi tổ chức	\	Chủ sở hữu bitable có thể kích hoạt lại quy trình làm việc
Quyền của trình cấu hình quy trình làm việc đã được thay đổi	Người cấu hình không còn quyền chỉnh sửa hoặc sửa đổi quy trình làm việc	Tạo quy trình công việc mới hoặc sửa đổi cài đặt quyền
Workflow does not exist/has been deleted	Quy trình công việc đã bị xóa	Tạo quy trình làm việc mới
Bản ghi trong bảng hiện tại đã bị xóa	Các bản ghi được sử dụng trong quy trình công việc đã bị xóa	Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
Đã đạt đến hạn ngạch công việc tự động	\	Nâng cấp gói Lark của bạn hoặc đợi đến tháng sau
Quy trình làm việc đã bị vô hiệu hóa	Quy trình làm việc đang tiêu tốn quá nhiều tài nguyên và đã bị buộc phải hủy kích hoạt	Liên hệ với bộ phận hỗ trợ để kích hoạt lại nó
Quy trình làm việc đã được thêm vào danh sách chặn	Quy trình làm việc chứa nội dung không tuân thủ	Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Bitable
Luồng công việc chạy trong một vòng lặp vô hạn	Điều kiện kích hoạt và thực thi đều là "thêm bản ghi mới" từ cùng một bảng Điều kiện kích hoạt và thực thi đều là "thêm bản ghi mới" từ cùng một bảng	Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
Số lần thử lại quy trình công việc đã vượt quá giới hạn	\	Hãy thử lại sau khi sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
Quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn thời gian chạy lại tối đa	\	Nhấp vào Thử lại
Thời gian chạy quy trình công việc đã vượt quá giới hạn tối đa, kết quả thực thi phụ thuộc vào tình hình thực tế	Quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn thời gian chạy lại tối đa	Kiểm tra kết quả cuối cùng trong nhật ký hoạt động
Khoảng thời gian thử lại quy trình công việc nhỏ hơn giới hạn thời gian tối thiểu	\	Đợi lâu hơn trước khi thử lại
Cấu hình quy trình làm việc đã được cập nhật, không thể chạy lại	Cấu hình quy trình làm việc đã được sửa đổi	Tạo một quy trình công việc mới với cấu hình ban đầu

Thêm màu sắc cho tin nhắn

Bạn có thể thêm màu vào nội dung thông báo trong quy trình làm việc tự động để làm nổi bật thông tin quan trọng.

Sao chép và dán cú pháp sau vào ô Content input: <font color='green'> message </font>
Thay thế message bằng văn bản bạn muốn thay đổi màu sắc hoặc chọn dữ liệu được tạo ở bước trước.