Tại sao các doanh nghiệp cần Lark cho Quy trình phê duyệt?
Trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay, tốc độ và sự nhạy bén là hai yếu tố quan trọng nhất của bất kì doanh nghiệp thành công nào. Các cụ có câu “Thời gian là vàng bạc”, khi công ty phát triển lớn hơn, số lượng nhân viên nhiều hơn và cơ cấu tổ chức cũng phức tạp hơn thì càng cần dành nhiều thời gian và nhân lực cho khâu tổ chức và quy trình.
Một phần quan trọng về thời gian trong quá trình làm việc mà có thể bạn không để ý đến là quy trình phê duyệt.
Bề ngoài nhìn thì có vẻ khá đơn giản, các tổ chức có phân cấp cần một cơ sở hạ tầng để xử lý các phê duyệt, từ những thứ đơn giản như nhân viên nghỉ việc, thanh toán cho đối tác đến những thứ phức tạp hơn như ký hợp đồng… nhưng nếu dừng lại, và suy nghĩ một chút về số lượng tài liệu cần phê duyệt của một quản lý trong công ty lớn và nhỏ phải chịu trách nhiệm, nó khá là đáng kinh ngạc đấy. Những phê duyệt này cũng không thực hiện 1 lần duy nhất và có thể hoàn thành ngay lập tức, chúng cần được theo dõi, hệ thống lại, lưu trữ và có thể sử dụng phục vụ cho phân tích tình hình doanh nghiệp.
Trước đây, quy trình này thường được làm thủ công, đòi hỏi một lực lượng lao động chuyên biệt chỉ tập trung vào nhiệm vụ đảm bảo các vấn đề hành chính, chưa kể đến hàng núi thủ tục giấy tờ và hồ sơ vật lý phức tạp. Khi các công ty phát triển lớn hơn, sự kém hiệu quả và số giờ lao động cần thiết bởi quy trình này sẽ tăng lên, làm tổn hại đến lợi nhuận và kìm hãm sự đổi mới.
Thời đại hiện đại
Nhanh chóng chuyển sang thời đại hiện đại và được kết nối để loại bỏ vấn đề trên (tuy nhiên công nghệ chỉ có thể hỗ trợ một phần không phải toàn bộ vấn đề). Quy trình phê duyệt có thể không yêu cầu nhân lực chuyên môn mà thay vào đó là các hệ thống trực tuyến hệ thống chuyên biệt. Các hệ thống này được duy trì, cập nhật và quản lý bởi các nhân viên chuyên trách và đối với những người mới tham gia, sẽ được đào tạo để thực hiện công việc.
Điều mà hầu hết các công ty cần là một hệ thống phê duyệt được xây dựng trên thiết bị di động ưu tiên tích hợp trực tiếp vào cuộc trò chuyện hiện có của công ty, hướng thẳng đến viên chức phê duyệt và đưa ra cho họ chỉ với một thao tác đơn giản là “có hoặc không”. Hệ thống này cũng phải hoàn toàn minh bạch, cho phép ban quản lý nhanh chóng tra cứu bất kỳ phê duyệt nào để xem xét tổng quan hoặc đánh giá.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối đa hóa nhân lực và giảm thiểu lãng phí nguồn lực đồng thời có toàn quyền giám sát quy trình để đưa ra quyết định nhanh chóng, một hệ thống như vậy trở nên cần thiết.
Một hệ thống như vậy có tồn tại không?
Chà, nếu bạn tham gia vào bộ cộng tác và giao tiếp nhóm làm mọi thứ từng đoạt giải thưởng của Lark, bạn sẽ tìm thấy điều đó.
Lark Approval là gì?
Lark Approval là một tính năng miễn phí được cung cấp cho tất cả người dùng Lark cho phép bạn tạo các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng hiệu quả cho bất kỳ sự kiện nào. Có thể là những vấn đề nhân sự như nghỉ phép và phân bổ nhân lực cho thanh toán và tài chính…. Hơn hết, hệ thống hoàn toàn theo mô-đun để có thể tùy chỉnh quy trình để phù hợp nhất với nhu cầu riêng của doanh nghiệp mình.
Được tích hợp thẳng vào Larksuite, Lark Approval không yêu cầu bất kỳ phần mềm mới, giấy phép hoặc cài đặt đặc biệt nào. Nó được tích hợp liền mạch vào giao diện trò chuyện cũng như phần còn lại của trải nghiệm Lark, hoạt động tốt trên thiết bị di động cũng như trên PC.
Lark Approval hoạt động như thế nào?
Tạo quy trình Phê duyệt riêng chỉ trong vài phút. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản cho việc này
Trong giao diện Larksuite của bạn, nhấp vào tab Workplace và chọn Approval.
Chọn Approval Admin trên cùng bên phải
Tạo nhóm phê duyệt
Trong Approval Admin, bạn có thể nhóm và sắp xếp các phê duyệt. Những thay đổi này sẽ có hiệu lực trên trang yêu cầu phê duyệt của nhân viên tương ứng.
Nhấp vào Create Group và đặt loại phê duyệt của nhóm, chẳng hạn như quản trị, nhân sự hoặc tài chính. Nhấp vào Sort thay đổi thứ tự các nhóm. Các nhóm và thứ tự ở đây sẽ tương ứng với giao diện ứng dụng Approval của nhân viên.
Điều này cho phép bạn tổ chức cấu trúc phê duyệt của mình tốt hơn để phù hợp với các dòng báo cáo của tổ chức và cung cấp cho các nhà quản lý bộ phận giám sát tập trung hơn vào các nhóm đơn lẻ.
Tạo một phê duyệt
Chọn Create Approval để tạo một phê duyệt tùy chỉnh hoặc một phê duyệt mẫu (Hiện tại, Lark Approval cung cấp nhiều mẫu cho các phê duyệt phổ biến)
Việc còn lại là điền những thông tin còn thiếu
- Bước 1: Thông tin cơ bản
- Bước 2: Thiết kế biểu mẫu
Chọn và Kéo các Control cần có vào bố cục màn hình di động để thêm và đặt các điều khiển. Biểu mẫu được thiết kế ở đây sẽ thực sự được sử dụng bởi nhân viên.
Bốn thành phần mặc định: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và điều khiển từ xa cũng có thể được cài đặt. Các thành phần được liên kết với ứng dụng Điểm danh. Khi nhân viên sử dụng giấy phép nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác, hoặc phê duyệt từ xa, thông tin sẽ được tự động ghi vào hồ sơ chấm công của nhân viên.
- Bước 3: Thiết kế quy trình
Trong thiết kế quy trình, bạn có thể đặt nội dung của từng nút phê duyệt, bao gồm người phê duyệt, phương pháp phê duyệt, các trường có thể đọc và có thể chỉnh sửa cũng như cho phép người phê duyệt chuyển hoặc bổ sung.
Bạn có thể thiết kế các quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm những người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm các nhánh để định cấu hình các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.
- Bước 4: Cài đặt mở rộng
Đặt quy tắc phê duyệt thu hồi và chuyển giao:
– Thiết lập thu hồi: Có cho phép nhân viên thu hồi yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định hay không. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về Cách hủy bỏ phê duyệt?
– Cài đặt chuyển tiếp: Có giới hạn việc chuyển phê duyệt cho chỉ những nhân viên có liên quan đến phê duyệt hay không. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về Cách đặt phạm vi gửi?
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, hãy nhấp vào Preview ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng, nhấp vào Publish ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.
Theo dõi phê duyệt
Trên trang Data Search and Export, bạn có thể xem và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, cũng như lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và các từ khóa.
Quản lý nghỉ phép
Ttrang Leave Management có thể thêm và quản lý các loại nghỉ phép khác nhau, bao gồm nghỉ phép cá nhân, nghỉ ốm và nghỉ phép năm. Các quản lý cũng có thể xem và sửa đổi số dư nghỉ phép của nhân viên.
Quản lý làm thêm ngoài giờ
T Overtime management có thể định cấu hình công thức tính thời gian làm thêm giờ và quy đổi giờ làm thêm và cũng có thể đặt các quy tắc làm thêm giờ khác nhau cho ngày làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ. Dữ liệu chấm công của nhân viên được chia sẻ với tính năng phê duyệt làm thêm giờ.
Bắt đầu phê duyệt
Nhân viên có thể mở ứng dụng Approval tại Lark Workplace. Trên trang Submit approval có thể chọn phê duyệt, nhập thông tin cần thiết và gửi để bắt đầu phê duyệt. Sau đó, những người phê duyệt tương ứng sẽ nhận được thông báo phê duyệt trong Lark.
Ngoài ra, trang Approval có thể xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi và theo dõi tiến trình phê duyệt.
Lark Approval chỉ là một trong hàng nghìn ứng dụng miễn phí, mạnh mẽ có sẵn trong Lark Workplace. Từ tích hợp với những thứ như Asana và Jira đến các bot có thể tùy chỉnh và hơn thế nữa, Lark có khả năng xác định lại không gian làm việc của bạn, cho phép bạn tạo ra trải nghiệm hoàn toàn độc đáo cho doanh nghiệp của mình.
Hơn hết, nó hoàn toàn miễn phí!
-----------------------------------
Tham gia hệ sinh thái của chúng tôi để cập nhật thông tin và nhận tư vấn về Lark:
