Triển khai Lark từ A-Z
⭐ Ghi chú:
- Đây là tài liệu hướng dẫn triển khai Lark cơ bản của AIV Group.
- Nếu cần hỗ trợ triển khai Lark, vui lòng liên hệ 0931 458 189 để được hỗ trợ.
1. Mindmap tổng quan về Larksuite
2. Tài liệu và Slide về Lark
Lark Official 2022 (Bản dịch của Đặng Hải Lộc - CEO AIV Group)
3. Hướng dẫn sử dụng Lark
Tài liệu 1: Set up Sơ đồ tổ chức
Tài liệu 2: Cách chúng ta giao tiếp (Lark Messenger)
Tài liệu 3: Cách lưu trữ tài liệu và data công ty trên Lark
Tài liệu 4: Bitable là gì? Và cách AIV Group áp dụng Bitable để phân công công việc
Tài liệu 5: Calendar trên Lark là gì và cách sử dụng như thế nào?
Tài liệu 6: Tác vụ/ Nhiệm vụ (Lark Task) là gì?
Tài liệu 7: Approval và cách AIV Group đang áp dụng như thế nào?
Tài liệu 8: Set up email domain công ty
3.1 Set up sơ đồ tổ chức
Đăng ký tài khoản Lark dành cho tổ chức
Thay đổi tên miền của công ty với Lark
Tạo phòng ban và nhóm phòng ban với Lark
Quản trị viên | Thêm vai trò và giao quyền cho quản trị viên với Lark
- Vẽ ra tổ chức công ty trước rồi mới Set up.
- Nên lập tài khoản bằng Phone công ty giao hoặc mail công ty giao khi nhân viên mới bắt đầu công tác.
3.2 Set up cách trò chuyện
Bắt đầu với tính năng Messenger của Lark
Tips:
- Có phân loại trò chuyện để dễ nắm theo mạch câu chuyện
- Sử dụng Thread để trò chuyện theo chủ đề riêng biệt
- Dùng Done để kiểm soát các thread/ đoạn chat công việc đã hoàn thành
Mất tập trung Message với Lark và cách giải quyết?
Sau 1 thời gian mất tập trung trong việc focus tin nhắn trên Lark (chưa tối ưu bằng Slack), mình đã nghĩ ra cách giải quyết vấn đề này, mọi người có thể tham khảo nếu thấy hay nhé. Đó là:
- Bước 1: Đặt nhãn/Label theo cách phân loại từng người
- Bước 2: Gắn nhãn/Label vào tất cả các Group tham gia
3.3 Set up cách lưu trữ dữ liệu trên Lark
Tips:
- Chia sẽ tài liệu ra bên ngoài nên đưa ra 'My Space - Không gian của tôi'
- Set quyền trước khi chia sẻ.
- Lưu data công ty nên đưa vào mục Wiki để dễ dàng nắm tổng quan và các nhân viên mới dễ dàng tiếp cận.
Định nghĩa: Lark Docs bao gồm Docs, Sheets, Bitable, MindNotes, Wiki.
Các thao tác:
- Mở Lark Docs: Chọn biểu tượng Docs ở thanh công cụ bên trái màn hình
- Trang chủ Docs:
▶️ Thanh điều hướng
🔹Không gian của tôi: Đây là nơi bạn tạo và tải lên các tài liệu, file.
🔹Chia sẻ với tôi: Đây là nơi lưu trữ các tài liệu và thư mục được chia sẻ
🔹Wiki: Đây là hệ thống data của công ty
🔹Mục yêu thích: Bạn có thể tìm thấy các files mà bạn đã thêm vào Mục yêu thích
🔹Thùng rác: Các tài liệu bị xoá được lưu trong Thùng rác trong 30 ngày
▶️ Trang chủ
🔹Tìm kiếm: Tại thanh tìm kiếm, bạn có thể tìm kiếm các tài liệu, bảng và file
🔹Gần đây: Mục Gần đây bao gòm các tài liệu, file bạn vừa xem.
🔹Doc Graphic View: Cho phép bạn xem mối liên hệ giữa các file mà bạn có quyền truy cập
🔹Function Update: Thông báo xuất hiện khi Docs có tính năng mới
🔹Upload: Tải lên 1 hoặc nhiều file, thư mục từ máy tính lên Lark Docs
🔹New: Tạo 1 tài liệu mới (Docs, Sheet, Bitable, MindNotes, thư mục)
- Chia sẻ và cộng tác
▶️ Chia sẻ qua link:
🔹Chọn Share ở góc trên bên phải của file
🔹Thêm người cần chia sẻ vào mục Invite collaborators, hoặc
🔹Bật Link sharing và copy đường link
▶️ Chia sẻ qua chat
🔹Copy đường link đến file: Copy webpage link dẫn đến file đó
🔹Gửi link vào kênh chat cá nhân hoặc chat nhóm
🔹Thay đổi quyền truy cập nếu cần: Bạn có thể chọn Can view/ Can edit/ Can manage
3.4 Set up Bitable phân công công việc trên Lark
Hướng dẫn sử dụng nhanh Bitable của Lark
Sử dụng Automation trong Bitable để tự động hóa doanh nghiệp
Lý do Bitable là công cụ quản lý dự án tối ưu
Tips
- Cần nắm rõ nhu cầu và mong muốn của chính mình và Team để thiết kế Bitale phù hợp
- Nên sử dụng bộ lọc/ nhóm để sắp xếp data một cách khoá học
- Cài đặt các thuộc tình của trường phù hợp với loại dữ liệu trong trường.
- Bảng mẫu phân công việc toàn Team. Phân công công việc team Marketing
Khái niệm
Bitable là một nền tảng cơ sở dữ liệu thế hệ tiếp theo có tính năng cộng tác trực tuyến tích hợp và quản lý doanh nghiệp tùy chỉnh. Bitable đã được phát triển từ năm 2018.
Điểm mạnh của Bitable
- Tiêu chuẩn hoá dữ liệu đầu vào
- Nhiều chế độ xem khác nhau (dạng lưới, kanban, gantt, gallery, form)
- Dễ sử dụng
- Dễ dàng cộng tác
3.5 Set up lịch Lark Calendar
Tips:
- Follow lịch của team để nắm được toàn bộ lịch của các Team trong tổ chức.
- Có thể thay thế lịch cá nhân hằng ngày.
- Có thể mời họp với các cá nhân bên ngoài tổ chức -> Chỉ việc nhập mail.
Tính năng nổi bật của Lark Calendar
- Tạo lịch public cho cả phỏng/ toàn công ty
- Theo dõi lịch của người khác
- Đồng bộ hoá với lịch của bên thứ 3 (Google Calendar, Apple Calendar, ...)
Các thao tác
- Tạo lịch họp và mời người tham gia: Mở Lark Calendar -> Chọn Create an Event ở góc trên bên phải màn hình -> Thiết lập các thông tin cuộc họp -> Thêm khách mời -> Save
- Theo dõi lịch của người khác: Trong thanh tìm kiếm, tick vào tên người bạn muốn theo dõi.
3.6 Set up tác vụ trên Lark (Lark task)
Tạo Task với Lark Task
Đồng bộ hóa các tác vụ của Docs với Lark Tasks
Tips
- Lark Task phù hợp để ghi chú công việc nhanh
- Dễ dàng tạo nhiệm vụ (task) ngay trên cuộc hội thoại/ group chat.
- Có thể tổng hợp lại các nhiệm vụ đã làm 1 cách dễ dàng ở Task page.
3.7 Set up Approval và cách thao tác
Hướng dẫn sử dụng quy trình phê duyệt với Approval
Điểm mạnh của Lark Approval
- Tạo phiếu xin phép / đề xuất cho toàn bộ nhân viên
- Có hệ thống ghi lại mọi dữ liệu bạn đã duyệt
- Có tính linh hoạt cao, bạn có thể ở mọi nơi để duyệt phiếu thu và chi của công ty cũng như phiếu xin phép của nhân viên
- Quy trình xử lý phiếu nhanh chóng.
3.8 Set up email domain công ty
Các tính năng đặc biệt của Lark Mail
Cài đặt địa chỉ email cho doanh nghiệp với tư cách là quản trị viên của Lark
Điểm mạnh của Lark Mail
- Tiết kiệm chi phí mua Google Workspace
- Nhiều domain trong cùng 1 tổ chức
- Nhận và gửi email, quản lý hòm mail thông minh
- Chia sẻ email vào chat
4. Vấn đề gặp phải khi triển khai
📌 Khách hàng gặp vấn đề khi triển khai Lark, vui lòng liên hệ 0931 458 189 để được hỗ trợ.
Xin cảm ơn!